Privacy Policy en Cookieverklaring

Wij hebben deze privacy policy voor u opgesteld om bezoekers van https://www.arbografimedia.nl en https://rie.arbografimedia.nl uit te leggen hoe wij met hun gegevens omgaan. Wij vinden de beveiliging van uw persoonsgegevens belangrijk, spannen ons daarom in om aan de relevante wetgeving waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) te voldoen en hebben daarom diverse beveiligingsmaatregelen getroffen. Uw gegevens worden bijvoorbeeld altijd binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen.

Onze privacy policy is afgestemd op het gebruik van deze site. Eventuele veranderingen van deze site(s) kunnen leiden tot veranderingen in onze privacy policy. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacy policy te herlezen.

Arbografimedia – de partijen er achter en uw contactpersoon

Het domain ‘arbografimedia.nl’ en alle hier onder vallende websites (waaronder rie.arbografimedia.nl) vallen onder de eindverantwoordelijkheid van de Raad voor Overleg in de Grafimedia Branche (ROGB). Deze heeft de registratie en het eigenaarschap van het domein, de daar aanwezige gegevens en de verdere registratie van gegevens rondom het gebruik van de applicatie gedelegeerd naar het Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen (KVGO).

Het afhandelen van 1e lijns vragen over het domein en de daar aanwezige website(s) en applicaties is ondergebracht bij de Helpdesk Arbografimedia, een dienst van het Dienstencentrum. Met algemene vragen of een beroep op uw rechten onder de Algemene verordening gegevensbescherming kunt u zich daar het beste eerst vervoegen: zij kunnen u het beste op weg helpen. Uiteraard kunt u ook contact opnemen met een van de andere partijen.

U bereikt de helpdesk op info@arbografimedia.nl of telefonisch op 020 543 56 65.

ROGB heeft deze privacy policy en cookieverklaring laten opstellen omdat de applicaties persoonsgegevens verzamelen.

Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

Raad voor Overleg in de Grafimedia Branche (ROGB)

Boeingavenue 209

1119 PD Schiphol-Rijk

KvK Amsterdam: 41199711

Alle vragen over privacy en gebruik van persoonsgegevens kunt u richten aan de helpdesk.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

De genoemde websites, en geselecteerde derden (deze noemen wij later in dit document) kunnen persoonsgegevens over u verwerken, doordat u (door middel van bezoek of registratie) gebruik maakt van de diensten of algemene informatie die worden geboden.

Wanneer u contact opneemt met de helpdesk, KVGO of ROGB, kan door u verstrekte informatie door de helpdesk vastgelegd worden in e-mailsystemen van deze entiteiten en/of (digitale) gespreksnotities..

U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere sites/apps, die via een link op onze website(s) bereikbaar zijn.

https://www.arbografimedia.nl

Uw bezoek aan de website https://www.arbografimedia.nl is voor ons het door u gegeven akkoord dat wij uw gegevens verwerken ten behoeve van de genoemde doeleinden van www.arbografimedia.nl.

De genoemde website kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

Technische gegevens welke uw computer en browser achterlaten wanneer zij naar onze website surfen.
Registratie van uw acties op onze website. Wij maken gebruik van trackers en analyse tools (dit beschrijven wij verderop in deze privacy policy)
Uw naam, telefoonnummer, email adres en eventuele opmerkingen die u invoert bij gebruik van het contactformulier. Wij willen u vragen geen (gevoelige) persoonsgegevens achter te laten in deze opmerkingen.

Wij behouden deze gegevens totdat u verzoekt tot verwijdering, omdat uw historische gedrag ons helpt om u beter te ondersteunen.

Wanneer u verder telefonisch of per e-mail contact met ons (Helpdesk of KVGO) of een van onze leveranciers opneemt, dan registreren wij de relevante informatie rondom dit contact in onze e-mail systemen, op onze netwerkmappen en/of ons klantenmanagementsysteem, waaronder uw naam, uw functie bij het bedrijf waar u werkt, om uw contactmoment met ons te kunnen afhandelen. Wij behouden deze gegevens totdat u verzoekt tot verwijdering.

Waarom wij uw gegevens nodig hebben

Wij verwerken (persoons)gegevens die u achterlaat primair om u te ondersteunen bij uw verzoek via het contactformulier (waarna wij contact met u opnemen) of wanneer u ons belt. Daarbij kunt u zowel inhoudelijke vragen over ARBO binnen de Grafimediasector, als vragen rondom het gebruik van de website of voor het oplossen van technische problemen hierbij, aan ons stellen. Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons stuurt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u om aanvullende gegevens wanneer die relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. Uiteraard behandelen wij de inhoudelijke gegevens die u achterlaat vertrouwelijk.

Daarnaast slaan wij relevante informatie op met betrekking tot uw gebruik van onze website. Dit doen wij om het gebruik van de website te kunnen analyseren en voor bezoekers te verbeteren. www.arbografimedia.nl past zich niet aan op basis van uw bezoekgedrag. Wij nemen geen contact met u op op basis van deze analysetools en verstrekken deze gegevens niet aan andere partijen, anders dan genoemd in dit document.

Ook gebruiken wij uw gegevens om problemen bij gebruik van de website op te lossen en analyses te doen van het algemene klantgedrag op onze website.

Wij combineren de gegevens die u ons verstrekt via onze website niet - voor andere doeleinden dan al genoemd - met andere gegevens en gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Dat betekent dat wij uw gegevens bewaren totdat u ons verzoekt deze te verwijderen.

Delen met anderen (waaronder verwerkers)

Wij verstreken uw persoonsgegevens alléén aan de volgende categorieën van bedrijven:

KVGO en Dienstencentrum (Helpdesk), wanneer u een vraag aan hen richt (technisch of inhoudelijk over ARBO zaken) of uw gegevens nodig zijn voor (betaling van) uw gebruik van de website of een inhoudelijke vraag.
Daarbij ontvangt het KVGO geen persoonsgegevens van u (noch inhoudelijke gegevens over uw ARBO situatie) vanuit de helpdesk, tenzij u hier expliciet om vraagt.
IT partners welke betrokken zijn bij de hosting, bouw, beheer en analyse van gebruik van de website gekoppelde applicaties, wanneer noodzakelijk voor het functioneren van de applicatie, oplossen van specifieke problemen of het beantwoorden van vragen.- Onze partners GOC, SCGM en/of SCCI, wanneer u aangeeft (door contact of door middel van de mogelijkheden in de applicatie) behoefte te hebben aan voor dit onderwerp relevante opleidingen en/of toetsing en certificering.
Geanonimyseerd (ten behoeve van algemene verbetering van het programma en de expertise binnen het programma), of op uw expliciete verzoek, aan deskundige externen, wanneer hun input nodig is om een vraag te behandelen of een verbetering door te voeren.

Analyseren websitebezoek (en gebruik van cookies)

De website www.arbografimedia.nl maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) en analysetools (Google Analytics, Google Tag Manager, en AddThis – producten van Google welke onder het Privacy Shield vallen, en dus een passende waarborg voor veiligheid bieden) om de website te laten functioneren en om te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen, de werking van de website te verbeteren en meer gerichte relevante algemene informatie aan bezoekers aan te bieden.

De meeste browsers (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox) zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren. U kunt uw browser instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies in deze website dan niet correct functioneren.

Gegevens inzien, aanvullen, verbeteren, afschermen of verwijderen en uw verdere rechten

Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u diverse rechten, waarover de Autoriteit Persoonsgegevens u in detail van informatie voorziet. U heeft o.a. het recht om uw persoonsgegevens in te zien, op te vragen, te corrigeren of te verwijderen, of uw akkoord voor gebruik en verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. Ook mag u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar eerder genoemde contactinformatie. Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Wij bewaren dan wél die informatie waartoe wij wettelijk verplicht zijn.

Beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met op met de helpdesk.

https://rie.arbografimedia.nl

Onderstaande tekst is een verbijzondering van de algemene informatie over www.arbografimedia.nl.

De ‘ARBO RI&E Grafimedia’ is een specifieke applicatie welke aanwezig is op het domein www.arbografimedia.nl. De applicatie werkt alleen wanneer u hier expliciet een contract (licentieovereenkomst) voor accepteert. Dit kunt u doen via de applicatie zelf, of door contact op te nemen met de ledenadministratie van het KVGO.

Uw aanmelding (registratie) en het eventueel aanschaffen van een licentie (met acceptatie van onze leveringsvoorwaarden) is voor ons uw aantoonbare akkoord van de registratie van persoonsgegevens op onze website.

De ARBO RI&E kan persoonsgegevens over u en anderen, die u zelf invoert in de applicatie verwerken, doordat u (door middel van inloggen na aantoonbaar akkoord voor gebruik) zelf gegevens ingeeft via de web-applicatie. Ter ondersteuning van het gebruik van de ARBO RI&E kunt u per telefoon of email contact met een van de betrokken partijen over het gebruik van deze applicatie. Uw bezoek aan deze website en eventuele registratie is voor ons het door u gegeven akkoord dat wij uw gegevens verwerken, uw geïnitieerde contactmoment met ons of onze helpdesk geeft ons toestemming de inhoud van die communicatie te verwerken.

U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere sites/apps, die via een link op onze website bereikbaar zijn.

De genoemde website (waaronder de IT-systemen waar deze website op draait) kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

Technische gegevens welke uw computer en browser achterlaten wanneer zij naar onze website surfen (bijvoorbeeld IP adres).
Registratie van een aantal van uw acties op onze website (ter inhoudelijke ondersteuning van gebruik van de applicatie)
Registratie van uw licentie en de financiële transacties om deze mogelijk te maken
Uw gebruikersnaam, email adres en wachtwoord die u invoert bij registratie in ons systeem
NAW gegevens van (contact)personen en de organisatie waar u werkt, mogelijk ook van personen bij derde partijen indien u deze invult
Naam, functie en contactinformatie van personen die u zelf definieert in de applicatie om aan hen taken en acties toe te kennen. De status van de taakuitvoering (per taakhouder).
Gegevens rondom ongevallen en verzuim, alleen als u deze zelf niet anoniem invult, wat wij u afraden. Deze dient u anoniem in te vullen.
Inhoudelijke informatie over de stand van zaken rondom ARBO omstandigheden binnen de door u aangemaakte account voor een organisatie, die u vrijelijk invult.

Wanneer u verder telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt dan registreren wij de relevante informatie rondom dit contact in onze e-mail systemen, op onze netwerkmappen en/of ons klantenmanagementsysteem, waaronder uw naam, om uw contactmoment met ons te kunnen afhandelen.

Waarom wij deze gegevens nodig heeft

Wij verwerken uw persoonsgegevens primair om uw gebruik van de ARBO RI&E mogelijk te maken (dit is noodzakelijk voor de technische werking van het systeem en het afhandelen van de levering van de licentie) en eventuele vragen van u rondom de applicatie af te kunnen handelen. Daarnaast zijn aan de ARBO RI&E technisch gekoppeld de applicaties ‘Data Security RI&E’ (https://www.datasecurityrie.nl) en de ‘EPK’ (https://epkcreatieveindustrie.nl). Door deze koppeling zijn, indien u daar op eigen initiatief heeft gekozen gebruik van te maken, ook inhoudelijke gegevens (op organisatieniveau) over informatiebeveiliging en energieprestatie aanwezig in dezelfde database.

Uiteraard behandelen wij de inhoudelijke gegevens die u achterlaat vertrouwelijk.

Wij gebruiken uw informatie ook om telefonisch of per e-mail contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt (waaronder het per e-mail sturen van herinneringen aan acties die u aan personen gekoppeld heeft), en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen over ARBO RI&E en de direct hiermee samenhangende producten en diensten (bijvoorbeeld de opleiding Preventiemedewerker).

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons stuurt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u om aanvullende gegevens wanneer die relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.

Ook gebruiken wij uw gegevens om problemen bij gebruik van de website op te lossen en analyses te doen van het algemene klantgedrag op onze website.

Wij combineren de gegevens die u ons verstrekt via onze website niet - voor andere doeleinden dan al genoemd - met andere gegevens en gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Dat betekent dat wij uw gegevens tenminste bewaren zolang u een geldige licentie heeft. Omdat het onze ervaring bij online oplossing is dat het regelmatig voorkomt dat oud-gebruikers, na enige tijd geen licentie te hebben gehad, toch opnieuw gebruik maken van een oplossing, bewaren wij uw informatie totdat u ons expliciet instructie geeft deze informatie te verwijderen.

Uw gegevens zijn na verwijdering uit onze operationele systemen nog enige tijd aanwezig in onze backups, waartoe alleen onze IT-dienstverlener toegang heeft en waarmee afspraken zijn gemaakt om te voorkomen dat uw gegevens door een restore ongewenst terugkomen uit een backup.

Gegevens die niet verwijderd kunnen worden (door de technische werking van het systeem), worden geanonymiseerd.

Delen met anderen

Wij verstreken uw persoonsgegevens alléén aan derden:

-Onze partners GOC, SCGM, SCCI, voor dezelfde doeleinden als genoemd. Uw inhoudelijke gegevens uit de applicatie worden niet met hen gedeeld.

-Indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u (dit betreft de koppeling met de betalingsapplicatie Mollie en onze financieel administrateur), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting

-Onze ICT-leveranciers ten behoeve van technische ondersteuning van hardware en software en uw vragen / opmerkingen.

Analyseren websitebezoek (en gebruik van cookies)

Rie.arbografimedia.nl maakt alleen gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te laten functioneren. Er zijn geen trackers of analysetools aanwezig.

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Wij gebruiken deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt (anders dan genoemd).

Google Analytics of dergelijke tracking applicaties

Wij maken geen gebruik van Google Analytics of dergelijke trackers.

Gegevens inzien, aanvullen, verbeteren, afschermen of verwijderen en uw verdere rechten

Beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat. Ook is uw wachtwoord niet leesbaar door mensen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met op met onze contactpersoon.