Veelgestelde vragen (FAQ)

Deze FAQ bevat een overzicht van veelgestelde vragen en antwoorden met betrekking tot de Arbocatalogus functionaliteit op arbografimedia.nl.

In een arbocatalogus beschrijven werkgevers en werknemers op sectorniveau hoe te voldoen aan doelvoorschriften van de overheid voor veilig en gezond werken. Een doelvoorschift is het beschermingsniveau dat een werkgever moet bieden aan zijn werknemers. Zoals bijvoorbeeld het maximale geluidsniveau. De manier waarop dat doel bereikt wordt, staat niet in de wet. Een arbocatalogus helpt daarbij. Een arbocatalogus beschrijft technieken en manieren, normen en praktische handleidingen voor veilig en gezond werken. De arbocatalogus moet met positief resultaat worden getoetst door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Na toetsing wordt de arbocatalogus opgenomen in de Verzamelbeleidsregel in de Staatscourant. Een goedgekeurde arbocatalogus dient als referentiekader voor de handhaving door de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Goedgekeurde arbocatalogi worden toegevoegd aan de lijst op www.arboportaal.nl.
Er moet duidelijk worden vermeld op welke onderdelen (arborisico’s) de goedkeuring betrekking heeft.

Nee, een arbocatalogus is niet verplicht. Sociale partners mogen zelf de beslissing nemen om een arbocatalogus op te stellen. Ook mogen zij in eerste instantie zelf bepalen wat de inhoud wordt van de arbocatalogus. Een goedgekeurde arbocatalogus moet wel minimaal twee arborisico’s bevatten Het Ministerie van SZW en de Arbeidinspectie kijken of de arbocatalogus de juiste en voldoende oplossingen voor risico’s biedt en niet strijdig met de wet is. 

De overheid heeft geen vormvoorschriften opgesteld. Dat betekent dat een arbocatalogus een digitaal instrument kan zijn, een papieren versie, of een combinatie. Als enige voorwaarde geldt dat werkgevers en werknemers in de sector directe toegang moeten hebben tot de arbocatalogus. Deze zaken zijn dus een aangelegenheid van sociale partners.

De Arbocatalogus Grafimedia geldt voor alle grafimedia bedrijven die vallen onder de werkingsfeer van de Grafimedia CAO, dan wel lid zijn van het KVGO.

De Arbocatalogus Grafimedia is overeengekomen tussen het KVGO, ZSO, FNV KIEM, CNV Media en De Unie. De Arbocatalogus Grafimedia is tot stand gekomen in overleg met klankbordgroepen van werkgevers en werknemers uit de bedrijfstak.

De arbocatalogus is in eerste instantie bedoeld voor werkgevers en werknemers in de Grafimedia. Werkgevers en werknemers moeten zich houden aan de doelvoorschriften uit de Arbowetgeving (Arbowet, Arbobesluit en Arboregeling). Een Arbocatalogus kan daarbij helpen. Iedereen kan en mag alle informatie in de arbocatalogus lezen. Binnen de bedrijven kan de informatie worden gebruikt door medewerkers en leidinggevenden, de preventiemedewerker of arbocoördinator, de ondernemingsraad en/of personeelsvertegenwoordiging.

Enkele voordelen van een arbocatalogus zijn: de sector kan maatwerkoplossingen opstellen voor specifieke arborisico’s, kennis en producten over veilig, gezond en prettig werken komen beschikbaar voor de gehele sector, en wie de oplossingen uit een goedgekeurde arbocatalogus opvolgt, wordt minder streng gecontroleerd dan andere bedrijven.

Een arbocatalogus is een dynamisch instrument en kan aanpassingen ondergaan. Dat is het geval wanneer er bijvoorbeeld wetswijzigingen zijn opgetreden, de ‘stand der wetenschap’ is vernieuwd, omdat men in de eerste arbocatalogus nog niet alle risico’s had beschreven, of omdat er zich nieuwe risico’s voordoen. Wijzigingen of nieuwe onderdelen binnen een bestaande arbocatalogus moeten opnieuw ter toetsing worden voorgelegd aan de Nederlandse Arbeidsinspectie. Sociale partners in de Grafimedia zullen periodiek beoordelen of er aanpassingen moeten worden gemaakt in de arbocatalogus.

Nee, de Arbocatalogus Grafimedia is niet vrijblijvend. Net als voorheen moeten bedrijven aan de Arbowet en bijbehorende regelgeving voldoen. Als de arbocatalogus door de Nederlandse Arbeidsinspectie is getoetst, betekent het dat de Nederlandse Arbeidsinspectie de Arbocatalogus Grafimedia gebruikt als referentiekader voor haar handhaving. Bedrijven moeten dan óf de oplossingen uit deze arbocatalogus gebruiken / toepassen, óf op een andere manier tot hetzelfde beschermingsniveau rond de opgenomen arborisico’s moeten komen. Je hoeft als bedrijf dus niet van de arbocatalogus en de oplossingen hierin gebruik te maken, maar je moet wel zorgen dat je aan de normen die in deze catalogus zijn genoemd voldoet.

Deze FAQ bevat diverse vragen en antwoorden op veelgestelde vragen met betrekking tot de ARBO RI&E Grafimedia. U vindt deze via het menu 'Arbo-instrumenten', of u gaat direct naar de ARBO-RI&E via deze link. 

In dat geval maakt u voor elk bedrijf of vestiging een aparte licentie aan. Elke licentie is gekoppeld aan een uniek e-mail adres. Na inloggen kunt u vervolgens onder het menu Beheer / Permissies nieuwe gebruikers aanmaken met dezelfde e-mail adressen op verschillende vestigingen / licenties. Zo ziet een gebruiker na inloggen of hij toegang heeft tot meerdere vestigingen en zo ja, welke. Er staat dan: ‘Je hebt toegang tot meerdere vestigingen’. De vestigingen zijn hier aanklikbaar.

Het gaat dus uitsluitend om een uniek e-mail adres bij het aanmaken van een nieuwe licentie / vestiging.

Het wachtwoord moet minimaal 8 karakters lang zijn, een getal, een hoofdletter en een speciaal karakter bevatten. Verder kan het zijn dat wanneer u uw wachtwoord aanmaakt met het teken "_" (underscore), dit niet correct meetelt met de sterkte van het wachtwoord. Wij adviseren u de underscore niet te gebruiken in uw wachtwoord.

Waarschijnlijk is uw account dan tijdelijk geblokkeerd door teveel onjuiste inlog-pogingen. Dat kan al komen door zoiets eenvoudigs als het kopiëren en plakken van uw wachtwoord, omdat daarbij vaak een extra spatie mee gekopieerd wordt. De snelste manier om dit probleem op te lossen is om een nieuw wachtwoord aan te vragen door te klikken op ‘Vergeten?”. U vult vervolgens uw e-mail adres in en u ontvangt een e-mail met instructies.

Mocht u daarna alsnog niet kunnen inloggen met gegevens waarvan u zeker denkt te weten dat deze goed zijn, neem dan contact op met de helpdesk.

U kunt uw verzuimcijfers invullen op het Reguliere RI&E niveau en het PLUS niveau. Op het KERN RI&E niveau is dit niet mogelijk.  

De RI&E maakt gebruik van diverse beveiligingstechnieken. Een aantal daarvan zijn zichtbaar (het https adres in uw browser, het feit dat u een wachtwoord moet aanmaken), een aantal daarvan zijn niet zichtbaar. Vanuit het standpunt van informatiebeveiliging kunnen wij begrijpen dat u wellicht meer informatie wenst over de beveiliging. Echter kunnen wij niet alle details hierover delen via deze FAQ lijst. Bij vragen verzoeken wij u contact op te nemen met de helpdesk. Bedenk ook dat u zelf een belangrijke rol in deze veiligheid speelt door de wijze waarop u omgaat met uw wachtwoorden en de manier waarop u verbindt met het internet.

De overheid heeft richtlijnen opgesteld in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 13 “verplicht verantwoordelijken tot het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking”. Hiertoe zijn vijf aanbevelingen gegeven: 

1. 1. Voorkom onnodige publicatie van persoonsgegevens; 
2. 2. Scherm specifieke pagina’s met persoonsgegevens af voor zoekmachines; 
3. 3. Gebruik wachtwoorden of een andere passende methode om de doelgroep af te bakenen; 

Bovenstaande drie punten worden afgedekt doordat alle gegevens achter een persoonlijke inlog staan. Gebruikersgegevens zijn daardoor niet zonder inlog beschikbaar. Deze inlog maakt gebruik van een versleuteling zodat wachtwoorden niet te herleiden zijn.  

4. 4. Beveilig het gegevenstransport door middel van het SSL protocol;

Al het verkeer van de ARBO RI&E Grafimedia is beschermd met SHA-256 met RSA Encryption. 

5. 5. Beveilig machine(s) en achterliggende databases tegen onbevoegde toegang door derden; 

De RI&E server is geplaatst in een veilig Europees datacenter (vallend onder EU wetgeving) met ISO 27001 certificatie. 

Elke licentie is gekoppeld aan een uniek e-mail adres. Maar u kunt e-mail adressen wel toevoegen binnen de licenties, onder het menu Beheer / Permissies. Hier kunt u bij meerdere vestigingen / licenties dezelfde gebruikers aanmaken met hetzelfde e-mail adres. Zo ziet een gebruiker na inloggen of hij toegang heeft tot meerdere vestigingen en zo ja, welke. Het gaat dus uitsluitend om een uniek e-mail adres bij het aanmaken van een nieuwe licentie / vestiging.

Werkplekken kunnen verwijderd worden via het menu Bedrijfsprofiel, Vaststellen bedrijfsprofiel, Stap 5: Werkplekken. Elke werkplek is aan de rechterzijde voorzien van een prullenbak-icoontje. Hiermee wordt de werkplek verwijderd. Vergeet niet op de blauwe button ‘Opslaan’ te klikken om je wijzigingen / verwijderingen te bewaren.

Dat is een opslagfaciliteit (kluis) op een verdieping.

Het aantwoord is eenvoudig: het RI&E programma bepaalt uw risico, en dus ook het bijbehorende advies, op basis van uw eigen antwoorden. Indien u alle vragen in die afdeling met 'Ja' beantwoord heeft, zult u in dit geval dus geen specifiek PAGO / PMO (rest)risico kennen. Een compliment voor uw bedrijfssituatie.

Naar alle waarschijnlijkheid heeft u nog geen specifieke werkplekken toegekend aan die afdeling. Hierdoor kan het programma simpelweg geen gestandaardiseerd PAGO / PMO profiel uitlezen.

De RI&E Grafimedia biedt uitgebreide mogelijkheden om de ingevulde gegevens uit te printen. In het hoofdmenu onder Rapporten staan diverse rapportage formats voor de verschillende RI&E modules. Voor een complete rapportage (bijvoorbeeld bij vragen van het bevoegd gezag) kan onder het tabblad Algemeen het rapport 'Totale RIE-rapportage' worden gedownload.

Het verschil tussen de reguliere RI&E (middenniveau) en de PLUS-versie zit hem in het feit dat er in de PLUS-versie meer vragen te beantwoorden zijn in het tabblad RI&E Organisatie. Het zijn vragen die veel verder ingaan op het HRM-beleid van de organisatie. Het aantal vragen rond de afdelingen en machines blijft overigens onveranderd. Daarnaast kent de PLUS-versie meer ten behoeve van het vervolmaken van de stoffenadministratie. Tevens zijn alle invulvelden in het tabblad Personeelsprofiel toegankelijk zoals die ook toegankelijk waren in de RI&E Grafimedia 2 (de vorige versie). De sociale partners hebben er voor gekozen om alleen in de PLUS-versie onderdelen op te nemen die het wettelijke niveau overstijgen.