Thema 1: Minder Werkstress Meer werkplezier

> Arbocatalogus Minder Werkstress Meer Werkplezier

Oplossingen voor werkstress

Bij de aanpak van werkstress gaat het nooit om kant-en-klare recepten, het gaat altijd om maatwerk. Eerst noemen we vier algemene uitgangspunten die van belang zijn bij het kiezen van oplossingen en maatregelen. Vervolgens verdelen we de oplossingen voor werkstress in twee onderdelen: maatregelen tegen werkdruk en maatregelen tegen ongewenste omgangsvormen. Bij ieder onderdeel kijken we wat medewerkers zelf kunnen doen en welke oplossingen er zijn voor het management van het bedrijf.

5.1. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

Werkgevers moeten zorgen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden van werknemers. De Arbowet noemt enkele algemeneuitgangspunten die van belang zijn bij voorkomen van arborisico’s (waaronder psychosocialearbeidsbelasting) en het treffen van maatregelen.

1. Houd rekening met bijzondere categorieën werknemers
De belastbaarheid van bijzondere groepen werknemers kan (tijdelijk) lager zijn. Dat vergt aanvullende maatregelen. Ook kan op de doelgroep afgestemde, aanvullende of aangepaste voorlichting en instructie nodig zijn.

2. Eerst de bron aanpakken (arbeidshygiënische strategie)
De Arbowet verlangt dat de maatregelen in een bepaalde volgorde worden genomen, waarbij allereerst naar de bron van het probleem wordt gekeken. Pas als daar niets aan kan worden gedaan, zijn andere maatregelen mogelijk. Dit wordt de arbeidshygiënische strategie genoemd. De arbeidshygienische strategie ziet er als volgt uit:

Bronmaatregelen
Een werkgever moet eerst de oorzaak van het probleem wegnemen. Voorbeelden: functies van goede kwaliteit creëren (variatie in het werk, moeilijkheidsgraad), hoeveelheid werk in balans, de regelmogelijkheden (autonomie) vergroten.

Collectieve maatregelen
Als bronmaatregelen geen mogelijkheden bieden, moet de werkgever collectieve maatregelen nemen om risico’s te verminderen. Voorbeelden: training en opleiding voor medewerkers, herkennen werkdruk op teamniveau.

Individuele maatregelen
Als collectieve maatregelen niet kunnen, geen optie zijn of ook (nog) geen afdoende oplossing bieden, moet de werkgever indivi duele maatregelen nemen. Voorbeelden: individuele afspraak leidinggevende – medewerker (1 op 1), of begeleiding door coach of psycholoog: verbeteren competenties (kennis en vaardigheden) of coping (de wijze waarop iemand omgaat met spanning), werk-privé balans herstellen.

Redelijkerwijs-principe
De maatregelen op de verschillende niveaus hebben nadrukkelijk een hiërarchische volgorde. De werkgever moet dus eerst de mogelijkheden op hoger niveau onderzoeken voordat besloten wordt tot maatregelen uit een lager niveau. Het is alleen toegestaan een niveau te verlagen als daar goede redenen voor zijn (technische, uitvoerende en economische redenen). Dit is het redelijkerwijs-principe. Die afweging geldt voor elk niveau opnieuw. Het zal per onderneming en situatie verschillen welke oplossing het beste past.

3. Betrek de preventiemedewerker bij de oplossingsmogelijkheden
De preventiemedewerker houdt zich bezig met de dagelijkse veiligheid en gezondheid binnen het bedrijf. Elke werkgever moet tenminste één werknemer aanwijzen als preventiemedewerker. Heeft de werkgever maximaal 25 werknemers in dienst? Dan mag de werkgever zelf de preventiemedewerker zijn

4. Geef voorlichting en instructie
Geef voorlichting aan de medewerkers over de risico’s van werkdruk en stress en de maatregelen die zij kunnen nemen om deze risico’s te voorkomen of te beperken. De voorlichting dient maatwerk te zijn en kan bijvoorbeeld via training, instructie, of met behulp van voorlichtingsmateriaal. Bij documenten staan voorlichtingsfolders die gebruikt kunnen worden voor gebruik op de werkvloer.

5.2. WERKDRUK: WAT KAN DE MEDEWERKER DOEN?

Medewerkers kunnen lichamelijk en geestelijk goed voor zichzelf zorgen, waardoor ze beter bestand zijn tegen werkdruk. Denk daarbij aan preventiemaatregelen, dat willen zeggen maatregelen vooraf die weerbaarder maken tegen stress, en maatregelen die gericht zijn op het verminderen van stress.

Preventiemaatregelen

Ontspanning
Dingen doen die prettig en leuk zijn en die energie geven. Dat kan van alles zijn, leuke tripjes met ‘t gezin, lekker in de tuin bezig zijn of tijd besteden aan een hobby.

Voldoende slaap
We leven in een 24-uur economie, waarbij we vaak in korte tijd zo veel mogelijk willen doen. Voldoende slaap schiet er dan weleens bij in. Terwijl voldoende slaaperg belangrijk is om te herstellen van arbeid en je lichamelijk en geestelijk goed te voelen. De meeste mensen hebben 8 uur slaap nodig. Draaien medewerkersploegendiensten, dan is het helemaal belangrijk om goed je rust te nemen en te zorgen voor voldoende en goede slaap. Anders kun je het lichaam ontregelen.

Voldoende beweging
Beweging is belangrijk. Waarom doen we het dan zo weinig? Je ziet bij mensen die last hebben van werkstress vaak een vicieuze cirkel. Mensen die moe zijn van hun werk, bewegen in hun vrije tijd vaak minder. Men heeft geen fut meer en ploft thuis neer op de bank. Door minder beweging voelen ze zich minder energiek en groeit de vermoeidheid. De juiste inspanning geeft meer ontspanning.

Voeding
Minder roken, minder drinken, en gezonde voeding.

Kortom: verbeter je leefstijl!

Dat is vaak niet eenvoudig. Het kan helpen om er hulp en tips bij te krijgen. Er zijn vele workshops over de voordelen van gezond leven waar je tips en adviezen krijgt om een start te maken met het daadwerkelijk veranderen van de leefstijl. Zo krijg je meer energie, voel je je prettiger en kun je meer genieten van het leven. En van je werk.

Nog enkele andere preventieve tips:

Een sociaal netwerk
Een sociaal netwerk werkt preventief tegen stress omdat je mensen hebt en kent waar je je verhaalkwijt kan, waar je mee kan lachen en die je steunen, een spiegel voorhouden of advies geven. Dat geldt niet alleen voor de thuissituatie maar ook op het werk. Leuke en goede contacten met collega’s en leidinggevende zijn belangrijk.

Zoek naar evenwicht
Zeg eens eerlijk: als je mag kiezen, wat is voor jou dan het meest belangrijk: je werk, je relatie (of gezin), je gezondheid, je vrije tijd of zingeving? Dekans is groot dat je ‘gezondheid’ of ‘relatie’ noemt. Maar leef je daar ook naar?

Bij stress: actiegerichte maatregelen

Wat kun je doen als je last hebt van werkstress?

Organiseer je werk goed
Het is, zeker bij stress, belangrijk om goed over-zicht te houden. Bijvoorbeeld door alles goed op te ruimen of een lijstje te maken met taken. Gestructureerd werken klinkt wellicht logisch, maar wordt vaak niet gedaan.

Werk jezelf niet over de kop
Natuurlijk kan het soms nodig zijn om langer door te gaan. Dat is ook helemaal niet erg. Anders wordt het als je regelmatig overwerkt. Soms heeft dat te maken met normen die je jezelf oplegt. Omdat je je heel betrokken voelt bij het bedrijf en verantwoordelijkheid voelt voor alles wat er gebeurt. Besef dat naarmate je meer vermoeid bent de kwaliteit van het werk vaak achteruitgaat en je ook minder presteert. Vaak kan het beter zijn om te stoppen en het werk de volgende dag met nieuwe energie weer op te pakken

Durf nee te zeggen
Veel mensen vinden het lastig om NEE te zeggen. Vaak komt dat omdat we aardig gevonden willen worden of niet graag afgewezen worden. Vaakvoel je zelf aan dat het niet (meer) kan. Of weet je gewoon dat je op dat moment andere prioriteiten hebt. Durf dat dan te zeggen. Doe dat neutraal en duidelijk. Toonbegrip voor de vraag, maar leg rustig uit waarom je nee zegt. En noem eventueelalternatieven. Bijvoorbeeld wat je wél kan doen, of wanneer er een beter tijdstip is.

Blijf in beweging
Langdurig zitten of in een ongunstige houding werken is slecht voor het lichaam, zeker als je al druk ervaart. Indien het mogelijk is: neem bij zittend werk bijvoorbeeld elk uur een korte pauze en strek de benen

Is bij jou het glas halfvol of halfleeg?
Door te letten op de dingen die wél goed gaan, kan je minder stress ervaren. Positieve gedachten maken dat je beter in je vel zit.

Erger je niet te veel aan zaken waar jij niets aan kunt veranderen

Als je je ergert aan iets wat wél te veranderen is, bespreek dat dan met bijvoorbeeld je leiding-gevende en kijk wat jij kunt bijdragen. Hoe je de ergernis kunt omzetten in daden

Let op signalen
Vaak geeft je lichaam signalen af dat je te veel van jezelf vraagt. Veel mensen negeren die signalen. Pas als ze er meer last van hebben (bijvoorbeeld pijn) ondernemen ze actie. Het kan dan een tijd gaan duren voordat de klachten weer over zijn, terwijl het werk (en daarmee de belasting) gewoon door gaat. Geeft jouw lijf signalen? Neem ze serieus.

Neem op tijd actie
Als je al signalen hebt gekregen en het niet lukt om de klachten te verminderen, neem dan op tijd actie. Wacht niet tot de klachten nog erger worden. Wees eerlijk tegen jezelf. Durf om hulp of advies te vragen. Bezoek de huisarts en/of ga bijvoorbeeld (ook voordat er sprake is van ziekteverzuim) naar het open spreekuur van de bedrijfsarts van jullie arbodienst. Iedere werknemer heeft het recht om, zonder toe stemming van de werkgever, anoniem de bedrijfsarts te bezoeken.

Praat eens met een collega
Natuurlijk is het best lastig om problemen met een collega problemen te bespreken. Toch is dat heel belangrijk. Ieder mens kan soms wat steungebruiken. Collega’s kunnen je ook tips geven hoe zij met bepaalde zaken omgaan. Zoek iemand op die je vertrouwt en waar je je prettig bij voelt. Vraag de ander om eens met je mee te denken.

Ga het gesprek aan met je leidinggevende
Hoe lastig het ook is: ga tijdig een gesprek aan met je leidinggevende. Uiteindelijk moet hij of zij het werk zo organiseren dat het geen nadelige gevolgen heeft voor jouw veiligheid en gezondheid. Dan moet die leidinggevende wel weten wat er speelt. Het is jouw verantwoordelijkheid om aan te geven waar je last van hebt, of waar problemen liggen. Gebruik zo nodig de onderstaand tips voor een werkdrukgesprek.

Houdt het bedrijf functioneringsgesprekken, dan is dat ook een goede gelegenheid. In een functioneringsgesprek kan je aangeven wat jij nodig hebt om goed te kunnen functioneren en wat je vindt van de samenwerking met je leidinggevende en collega’s. Samen met hem of haar kun je dan zoeken naar oplossingen. Gebruik zo nodig de tips voor het houden van een gesprek

Mocht je werkstress deels te maken hebben met je leidinggevende als persoon, kijk dan of je iemand in vertrouwen kan nemen in het bedrijf. Indien dat moeilijk is, neem dan contact op met bijvoor beeld een casemanager van het Verzuimsteunpunt Grafimedia of de bedrijfsarts van jullie arbodienst.

5.3. WERKDRUK: WAT KAN HET BEDRIJF DOEN?

Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om het werk gezond te organiseren en maatregelen te treffen om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen en tegen te gaan. Ook hier geldt weer dat er geen kant-en-klare- recepten zijn. Iedere situatie vraagt om maatwerk.

Stem de maatregelen af op de geconstateerde risico’s
De verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) speelt een belangrijke rol. Er is een RI&E ontwikkeld specifiek voor de sector. Deze branche RI&E is te vinden op RI&E pagina. Met de RI&E krijgt de werkgever inzicht in de PSA risico’s. En als blijkt dat er knelpunten zijn, dient de werkgever maatregelen te nemen om die risico’s te beperken. Betrek bij het bepalen van passende maatregelen ook de medewerkers.

Houd daarbij voor ogen dat er niet één juiste methode of aanpak is. Wel zijn er algemene richtlijnen te geven die de aanpak van werkdruk en stress succesvoller maken. Deze richtlijnen zijn verwerkt in een stappenplan.  Zoek - indien gewenst - ondersteuning bij een gecertificeerde arbokerndeskundige (scope Arbeids- en Organisatiedeskundige) die specialist is op het gebied van PSA.

De maatregelen kunnen worden onderverdeeld in gedragsmatige oplossingen en organisatorische oplossingen.

Gedragsmatige oplossingen

De werkgever en/of de leidinggevenden zijn de ‘cultuurdragers’ in de organisatie. Zij bepalen in grote mate de heersende waarden, normen, regels, hoe men omgaat met zaken en waar wel of niet over wordt gesproken. Door werkdruk bespreekbaar te maken, voorkom je een klaagcultuur. Je biedt medewerkers de mogelijkheid om samen een actieve bijdrage te leveren aan de oplossing van het probleem. Enkele tips om werkstress (beter en eerder) bespreekbaar te maken:

Voer een belonende stijl van leidinggeven in
Leidinggevenden zouden meer gebruik kunnen maken van positieve feedback. Uit onderzoek blijkt dat slechts 15 procent van de feedback positief is. Medewerkers groeien van omplimenten en ze verbeteren de werkrelatie en de werksfeer. Medewerkers zijn eerder geneigd problemen open te bespreken wanneer leidinggevenden vaker complimenten geven

Voorbeeldgedrag: leren van elkaar
Gedrag kan worden aangeleerd via ‘rolmodellen’. Wanneer medewerkers in hun omgeving zien hoe anderen effectief omgaan met werkstress of andere problemen, dan kan dit hen inspireren tot soortgelijk gedrag. Dat kan bijvoorbeeld via mentoring, coaching en begeleiding op de werkplek.

Goed contact (blijven) houden met medewerkers
Naast het bespreekbaar maken van werkdruk, is het van belang om goed contact te houden met iedere individuele medewerker zodat er een goede werkrelatie bestaat. Daar moet je aan (blijven) werken

Begeleid (nieuwe) medewerkers goed
Het komt nogal eens voor dat iemand na indienst-treding vrolijk aan de slag gaat en er daarna geen follow-up meer is. Mensen hebben ideeën en verwach-tingen over hun nieuwe baan. Als na enige tijd blijkt dat die verwachtingen niet uitkomen, dan heeft dat een negatief effect. Teleurstelling kan leiden tot minder inzet, werkstress, verzuim, stellen van onredelijk eisen, etc. Het is dan ook zaak om regelmatig een ‘onderhoudsgesprek’ te houden met medewerkers

Geef voldoende sociale steun
Het bieden van sociale steun werkt als een soort buffer tegen werkstress. De veerkracht van mensen neemt toe.

Zorg voor goede communicatie
Werknemers in de grafimediabranche zien gebrekkige communicatie vaak als een belangrijke oorzaak van werkstress.

Betrek medewerkers
Betrek medewerkers vroegtijdig bij belangrijke zaken. Dat vergroot het draagvlak en het beoogde effect. Er zijn verschillende niveaus te onderscheiden:

  • Meeweten:       medewerkers weten van de situatie af.
  • Meedenken:    medewerkers worden betrokken bij de situatie
  • Meepraten:      medewerkers worden uitgenodigd om mee te praten over de aanpak.
  • Meebeslissen: medewerkers krijgen een stem in de besluitvorming             

Communicatie wordt effectiever als medewerkers meer betrokken worden en meer invloed hebben. Zaken bespreken op een moment dat de medewerkers er geen invloed meer op kunnen hebben, kan leiden tot weerstand: 'Ze hebben toch alles al bepaald', 'Het heeft toch geen zin meer om hierover mee te denken'. Betrek medewerkers dus vroegtijdig bij belangrijke zaken. Dat vergroot het draagvlak en het beoogde effect.

Tijdig signaleren van werkdruk
Managers zijn vaak resultaatgericht en letten vooral op processen die het werkproces kunnen verstoren. Zij moeten constant knelpunten, ontwikkelingen en veranderingen aanpakken. Werkdruk en werkstress is echter niet zo zichtbaar. Dus wees alert op signalen die wijzen op werkstress, zoals:

  • de sfeer op de werkvloer is verslechterd;
  • mensen hebben een kort lontje, er zijn meer sluimerende conflicten;
  • een medewerker gedraagt zich anders (drukker, of juist stil, of teruggetrokken);
  • de kwaliteit van het werk gaat achteruit (toename van klachten);
  • mensen melden zich vaker regelmatig één of twee dagen ziek.

Signalen van werkdruk kunnen op individueel, afdelings- en organisatieniveau voorkomen. Zie de checklist ‘signalen van stress’ die gebruikt kan worden in de dagelijkse praktijk. Wil je meer inzicht in stresssymptonen? Bekijk dan het overzicht met de symptomen van stress. Het geeft een indicatie van de verstrekkende gevolgen die stress kan hebben voor de mens, zijn werkomgeving en de thuissituatie.

Ga in gesprek
Ga met elkaar in gesprek over werkdruk of stress. Dat kan zowel op verzoek van de leidinggevende als van de medewerker. Een goede voorbereiding door de gesprekspartners is daarbij van groot belang, net als een goede aanpak/opbouw. In de officiële Arbocatalogus ‘Minder werkstress, Meer Werkplezier’, worden tips en gesprekstechnieken gegeven die gelden voor beide partijen.

Organisatorische oplossingen

Zorg voor functies van goede kwaliteit
Eén van de belangrijkste maatregelen: creëer functies van goede kwaliteit. Met ruimte voor het zelf kunnen organiseren van werk, de variatie in het werk en het regelmatig terugkoppelen van de resultaten.

Flexibiliteit bij medewerkers met zorgtaken
Werkende mantelzorgers combineren hun baan met de zorg voor bijvoorbeeld een chronische zieke partner, een kind met handicap of een hulpbehoevende ouder.

Uit onderzoek van het Sociaal en Cultureel Planbureau blijkt dat mantelzorgers vaak hunkeren naar flexibelere werktijden en meer begrip van hun werkgever en collega’s. De direct leidinggevende speelt een cruciale rol in de ondersteuning van medewerkers met een intensieve zorgtaak. Ga met desbetreffende medewerkers om de tafel en bespreek welke mogelijkheden er zijn.

Houd eventueel functionerings- of inzetbaarheidsgesprekken

Functioneringsgesprekken of inzetbaarheidsgesprekken zijn uitermate geschikt als instrument om stress en verzuim te voorkomen en medewerkers te motiveren zodat zij lekker in hun vel zitten en beter presteren. Het is een dialoog waarbij de medewerker aangeeft hoe hij het werk ervaart en wat hij eventueel nodig heeft om - ook op termijn - goed te kunnen (blijven) functioneren. Ook kunnen ambities of opleidingswensen worden besproken. De leidinggevende werkgever kijkt wat de medewerker verder nog nodig mocht hebben en toetst ook in hoeverre de samenwerking verder kan worden verbeterd.

Zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden
Het is van belang dat een medewerker goed weet wat er precies van hem of haar wordt verlangd. Ook inrelatie tot collega’s of andere afdelingen. Het gaat om het ‘managen’ van de verwachtingen die je als leidinggevende hebt. Helderheid en duidelijke afspraken geven een medewerker rust. Zo kan hij effectiever zijn in zijn werk

Organiseer het werk goed
Veel stress kan worden voorkomen door mensen, middelen en processen goed op elkaar af te stemmen, zowel binnen teams als tussen afdelingen. Betrek daarbij de medewerkers zoveel mogelijk. Het is tenslotte hun werk en zij weten vaak het beste wat ze nodig hebben om goed te kunnen werken.

Beperk de risico’s van onregelmatige werk- en rusttijden
Vanzelfsprekend is het van belang om de bepalingen in de Arbeidstijdenwet en de Arbowet te volgen. Bij het opstellen van roosters kunnen risico’s al wordenbeperkt door algemene richtlijnen toe te passen zoals: korte series nachtdiensten, voldoende rust tussen werkperiodes en een voorwaarts roterend schema. Andere maatregelen om de risico’s van nachtwerk te verminderen zijn het inlassen van een korte slaapperiode (powernap) tijdens de dienst en een kwalitatief goed aanbod van voeding. Ook kan gedacht worden aan individueel roosteren zodat optimaal tegemoet gekomen kan worden aan ieders voorkeuren, bijvoor-
beeld of ze een ochtend- of avondmens zijn.

Hanteer realistische normen en reserveer budget
Hanteer realistische taakstellingen. Piekbelasting hoeft niet erg te zijn, maar constant op de tenen lopen is op de lange termijn slecht voor de medewerkers, de werkkwaliteit en het bedrijf. Probeer budget tereserveren voor aspecten die ten goede komen aan de kwaliteit van het werkproces, de sfeer op de afdeling en goede arbeidsomstandigheden.

Blijf investeren in opleidingen
Het is belangrijk dat medewerkers kunnen (blijven) voldoen aan veranderende eisen die het werk of de klanten stellen én daarnaast gemotiveerd blijven. Op individueel niveau kunnen opleidingen en cursussen helpen. Enerzijds als het gaat om het op peil houden van de vakkennis, maar ook om de belastbaarheid te vergroten, timemanagement, persoonlijke effectiviteit of stresshantering. Als de teamontwikkeling of samenwerking te wensen overlaat, kunnen opleidingen op teamniveau nuttig zijn. Blijf daarom investeren inmedewerkers, en dus in opleidingen.

Zet hulpmiddelen in
Informeer bij de medewerkers welke hulpmiddelen het werk efficiënter en effectiever kunnen maken en investeer daarin.

Ondersteun operationeel leidinggevenden
Vooral in grotere bedrijven is het van belang omleidinggevenden te ondersteunen in het ontwikkelen van hun leiderschap. Denk daarbij aan managementcoaching of het aanbieden van trainingen als: conflicthantering, stresssignalering, voeren van moeilijke gesprekken. Het is belangrijk om leidinggevenden aan te spreken op de effecten van hun leiderschapsstijl op de medewerkers (motivatie, verzuim, verloop, etc.). Veranker dit aspect in de beoordelingscyclus.

5.4. ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN: WAT KAN DE MEDEWERKER DOEN?

Ook voor de vier andere vormen van psychosociale belasting: pesten, agressie en geweld, seksuele intimidatie en discriminatie, geldt dat de werkgever verplicht is deze stressfactoren zo veel mogelijk te voorkomen. Hij moet er aandacht aan besteden in de arbo-risico inventarisatie (RI&E) en het arbobeleid. Steeds meer bedrijven hebben bijvoorbeeld een klachtenregeling en een (interne of externe) vertrouwenspersoon.

Agressie en geweld
Als je te maken krijgt met agressie en geweld, is het belangrijk dat je aangeeft dat je het niet accepteert. Praat erover met je leidinggevende, breng het in bij het werkoverleg of licht de ondernemingsraad of HR in. Als dit niet mogelijk is, zoek dan hulp bij de vertrouwens-
persoon of bedrijfsarts.

Pesten op het werk
Ook bij pesten op het werk is het van belang om aan te geven dat je het pestgedrag niet accepteert. Praat erover met een collega die je vertrouwt of je leidinggevende. Mogelijk is er een vertrouwenspersoon in het bedrijf waar je je verhaal kwijt kan. Zo nodig kan je ook de bedrijfsarts inlichten en om advies vragen (op het open spreekuur). Tenslotte: als anderen (vaak) worden gepest, laat dan blijken dat je het niet waardeert. Zo doorbreek je een patroon en steun je een collega.

Seksuele intimidatie
Bij seksuele intimidatie geldt: geef aan dat je het gedrag niet accepteert en praat erover. Soms is er -net als bij pesten - een bepaalde cultuur ontstaan in het bedrijf. Men is het dan (vaak onbewust) normaal gaan vinden. Pas als je duidelijk aangeeft dat je het gedrag ongewenst vindt, doorbreek je het gedrag. Als je afwijzende houding niet helpt, praat er dan over met de vertrouwenspersoon of iemand anders op het werk die je vertrouwt. Ook kan je de bedrijfsarts inlichten en om advies vragen. Als er sprake is van strafbare feiten (aanranding of verkrachting), doe dan aangifte bij de politie.

Discriminatie
Discriminatie op de werkvloer komt vaker voor dan werkgevers en werknemers zelf denken. Als jij het gevoel hebt dat er onderscheid wordt gemaakt bijvoorbeeld op grond van je afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, nationaliteit of leeftijd, geef dan aan dat je dit niet accepteert en maak het bespreekbaar.Voor alle bovengenoemde vormen van ongewenst gedrag geldt: als je er niet uitkomt door overleg met de leiding, advies of hulp van de vertrouwenspersoon of de bedrijfsarts: dien dan een klacht in. In principe zou ieder bedrijf een klachtenregeling moeten hebben

Wat als je er niet uitkomt?
Voor alle bovengenoemde vormen van ongewenst gedrag geldt: als je er niet uitkomt door overleg met de leiding, advies of hulp van de vertrouwenspersoon of de bedrijfsarts: dien dan een klacht in. In principe zou ieder bedrijf een klachtenregeling moeten hebben.

Branchevertrouwenspersoon Grafimedia
Je kunt ook contact opnemen met de Branchevertrouwenspersoon Grafimedia. Een vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om degene die te maken heeft gehad met ongewenste omgangsvormen emotioneel op te vangen, te begeleiden en te ondersteunen.

Is jouw bedrijf lid van het KVGO en heeft het geen vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag, dan kun je contact opnemen met de branchevertrouwenspersoon Grafimedia. De branchevertrouwenspersoon is een onafhankelijke hulpverlener die jou advies kan geven:

5.5 ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN: WAT KAN HET BEDRIJF DOEN?

Naast werkdruk worden onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA) nog vier andere typen van belasting genoemd die belangrijke oorzaken zijn van werkstress: pesten, agressie en geweld, seksuele intimidatie en discriminatie. In de Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) dient het arbeidsrisico ongewenste omgangsvormen in kaart te worden gebracht, waarna in het plan van aanpak wordt beschreven welke maatregelen er worden getroffen om het risico te minimaliseren.

Werkgevers zijn verplicht om ongewenste omgangsvormen zo veel mogelijk te voor komen, terug te dringen en de gevolgen te beperken. Maar hoe zij dat aanpakken is maatwerk. Het beleid ten aanzien van ongewenste omgangsvormen moet passen bij de kenmerken van het bedrijf (processen, omvang, etc.), de medewerkers en de aanwezige risico’s.

In ieder geval is het geven van voorlichting en instructie aan leidinggevenden en medewerkers verplicht. Hetzelfde geldt voor evaluatie van het beleid. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt naar verwachting in 2024 ook wettelijk verplicht.

Voorlichting en instructie voor leidinggevenden en medewerkers
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij het voorkomen en beheersen van ongewenste omgangsvormen. Daarom is het belangrijk dat zij deze herkennen en weten wat zij kunnen en moeten doen wanneer zij signalen opvangen. Daarnaast spelen leidinggevenden zelf een belangrijke voorbeeldrol bij het uitdragen van de gedragsregels en normen van het bedrijf. Voorlichting dient maatwerk te zijn en kan bijvoorbeeld via training, instructie, of met behulp van voorlichtingsmateriaal. Van belang hierbij is dat nieuwe leidinggevenden niet vergeten worden. In de loop

Ook voor medewerkers is het belangrijk dat zij weten wat de risico’s zijn van ongewenste omgangsvormen, wat het bedrijf doet om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en wat ze zelf kunnen doen als ze

De sociale partners hebben naast de arbocatalogus twee korte praktische informatiebrochures ontwikkeld voor leidinggevenden en medewerkers die kunnen worden gebruikt op de werkvloer.

Evalueren of het beleid werkt
De effectiviteit van het beleid en de bijhorende maatregelen dienen periodiek  te worden geëvalueerd. Bij de evaluatie kan bijvoorbeeld worden nagegaan of de werknemers voldoende op de hoogte zijn van de gedragsregels en/of zij die naleven, of leidinggevenden hun rol (kunnen) uitvoeren, er een onafhankelijke en deskundige vertrouwenspersoon is en of de klachtenregeling naar behoren functioneert. Als blijkt dat deze zaken niet (voldoende) functioneren, dienen de oorzaken te worden onderzocht en moeten er maatregelen worden getroffen ter verbetering

Onderstaand worden voorbeelden van maatregelen genoemd die bedrijven kunnen treffen:

  1. 1. Opstellen van een gedragscode ongewenste omgangsvormen

    Medewerkers hebben verschillende achtergronden en hun eigen normen en waarden. Met een gedragscode wordt duidelijk gemaakt welke normen en waarden op de werkvloer gelden, welke omgangsvormen niet worden geaccepteerd en wat er gebeurt als werknemers zich niet aan deze afspraken houden. Ook is duidelijk wat iemand moet doen bij ongewenst gedrag. In de arbocatalogus is een voorbeeldprotocol opgesteld. Dit protocol is te downloaden als word-format zodat het makkelijk door bedrijven op maat kan worden gebruikt. Om de download te lezen, klink op de onderstaande link.
  1. 2. Aanstellen van een (interne of externe) vertrouwenspersoon

    Werknemers  vinden het vaak lastig om ongewenste omgangsvormen aan de kaak te stellen. Een incident hoeft niet altijd tot een formele klacht te leiden. Devertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om degene die te maken heeft gehad met ongewenste omgangsvormen emotioneel op te vangen, te begeleiden en te ondersteunen. De vertrouwenspersoon heeft daarbij een informerende rol. Zonodig wordt er doorverwezen naar hulpverlenende instanties of geadviseerd omtrent de mogelijkheid om een klacht in te dienen.

Er zijn binnen de grafimedia drie verschillende mogelijkheden om een vertrouwenspersoon aan te wijzen:

  • Werkgevers kunnen (met instemming van de OR of PVT) een of meer vertrouwenspersonen binnen de eigen organisatie aanwijzen. Zorg dat de vertrouwenspersoon voldoende is opgeleid om deze taak goed uit te kunnen voeren. Naast deskundigheid zijn nog drie punten van belang, namelijk: benaderbaar, bereikbaar en onafhankelijk. Gebruik zo nodig bijlage 2 model functieprofiel vertrouwenspersoon (Word) dat onder andere kan worden gebruikt voor het vastleggen van de werkwijze, taken en positie van de vertrouwenspersoon of het werven en selecteren van een nieuwe  vertrouwenspersoon.
  • Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om de taak van vertrouwenspersoon neer te leggen bij de arbodienst of andere deskundige instanties of personen naar keuze. Gebruik zo nodig "bijlage 3: Modelovereenkomst Vertrouwenspersoon (Word) "  indien je als bedrijf zelf een overeenkomst wil afsluiten met een externe vertrouwenspersoon.
  • De sector voorziet in enkele vertrouwenspersonen voor de sector, die eveneens aangewezen kunnen worden. Het bedrijf dat zich daarbij aansluit hoeft dan geen afzonderlijke regeling in te stellen. Het raadplegen van deze branche vertrouwenspersoon grafimedia is gratis (maximaal twee gesprekken van ieder 2 uur) voor werknemers van bedrijven die KVGO-lid zijn. Alle andere vervolggesprekken of acties worden niet vergoed en zijn – indien deze door het bedrijf gewenst worden - voor rekening van het bedrijf. In "bijlage 4: Regeling branche vertrouwenspersoon grafimedia (Word)"  staat de regeling branche vertrouwenspersoon grafimedia beschreven en in bijlage  Branchevertrouwenspersoon Thabo Hollander staan de contactgegevens.
  1. 3. Klachtenregeling opstellen
    Een klachtenregeling is bedoeld voor medewerkers die een formele klacht willen indienen over ongewenst gedrag waarmee zij geconfronteerd zijn of worden. In deze regeling staat o.a. omschreven waar en hoe medewerkers een klacht in kunnen dienen en op welke wijze en binnen welke termijn de klacht in behandeling wordt genomen en afgehandeld (hierbijkan de inzet van een in- of externe klachtencommissie bij grote bedrijven nuttig zijn). In "bijlage 4 van de officiële Arbocatalogus Minder Werkstress, Meer Werkplezier staan 2 voorbeelden opgenomen vanklachtenregelingen opgenomen. Deze bijlagen zijn te downloaden als word-format zodat ze makkelijk door bedrijven gebruikt en op maat kunnen worden gemaakt.
  1. 4. Opvang, begeleiding en nazorg goed regelen
    Het is belangrijk dat medewerkers die het slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag, adequaatworden opgevangen en ondersteund door of namens de leiding. Denk aan maatregelen als: voldoendeinstructie/training voor degene die de opvang en begeleiding doet, vertrouwenspersoon toewijzen, doorverwijzen naar professionele hulpverlening, praktische ondersteuning op de werkplek (overnemen van taken), etc.
  2.  
  3. 5.  Aanpakken van de daders
    Wie zich schuldig maakt aan ongewenste omgangsvormen, moet een passende strafmaatregel opgelegd krijgen van de directie. Denk (afhankelijk van de ernst van het wangedrag) aan: berisping, waarschuwing, schorsing, uit de functie zetten of overplaatsen ofontslag. Wanneer hiertoe een wettelijke verplichting bestaat, dient de directie aangifte te doen bij depolitie. Deze strafmaatregelen kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in de gedragscode, zie "bijlage 1: Voorbeeld gedragscode ongewenste omgangsvormen (Word)" van de officiële Arbocatalogus Minder Werkstress, Meer Werkplezier.