Stappenplan in de aanpak van werkdruk en stress

De aanpak van werkdruk en stress is maatwerk. Er is niet één juiste methode of aanpak. Veel hangt af van de omvang van het bedrijf, de cultuur, de stijl van leidinggeven en de kenmerken van de (individuele) medewerkers. Toch zijn er algemene richtlijnen te geven die de aanpak van werkdruk en stress succesvoller maken.

Stap 1 Voer een preventief beleid
Voorkomen is beter dan genezen. Streef naar een werkklimaat waarbij iedereen op een gezonde en prettige manier zijn of haar werk kan doen. Werkstress (PSA) is één van de onderdelen in de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De RI&E is een hulpmiddel om te onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van werknemers. Er is een RI&E ontwikkeld specifiek voor de sector. Deze branche RI&E is te hier te vinden. Dit jaar (2024) wordt een medewerkersenquête ingebouwd die bedrijven (indien gewenst) kunnen gebruiken bij het inventariseren van werkstress risico’s. Betrek de preventiemedewerker, de medewerkers, de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (Pvt) bij het opstellen van de RI&E en neem maatregelen tegen werkstress op in het plan van aanpak.

Stap 2 Voorlichting en instructie
Geef algemene voorlichting aan de medewerkers over de risico’s van werkdruk en stress en specifieke voorlichting over de concrete maatregelen om de bedrijfsspecifieke risico’s te beperken. De voorlichting dient maatwerk te zijn. Er zijn door de sociale partners over ongewenste omgangsvormen twee korte praktische informatiebrochures ontwikkeld voor leidinggevenden en medewerkers die kunnen worden gebruikt op de werkvloer.

Stap 3 Maak werkdruk en stress bespreekbaar
Creëer een cultuur waarin werkdruk en stress bespreekbaar is. Neem de werkbelasting en belastbaarheid mee in het (periodieke) werkoverleg of als onderwerp in het functionerings- of inzetbaarheidsgesprek.

Stap 4 Weet wat er speelt onder de medewerkers
Naast het bespreekbaar maken van werkdruk is het van belang om goed contact te (blijven) houden met iedere individuele medewerker zodat er een goede werkrelatie bestaat. Het is belangrijk om te weten wat er speelt en welke zaken invloed hebben op welzijn en prestaties van medewerkers. Dat kan natuurlijk via (persoonlijke) gesprekken of eventueel met behulp van een medewerkersonderzoek.

Stap 5 Steun van het management
Zonder steun en betrokkenheid van directie of het management zal de aanpak van werkdruk en stress weinig succes hebben. Maak de betrokkenheid zichtbaar voor medewerkers en direct leidinggevenden.

Stap 6 Let op signalen van werkdruk
Een belangrijk instrument voor leidinggevenden is waarneming in de dagelijkse praktijk. Signalen kunnen op individueel, afdelings- en organisatieniveau voorkomen. In de officiële Arbocatalogus ‘Minder Werkstress, MeerWerkplezier’ is een overzicht opgenomen.

Ga zo nodig - op basis van waarnemingen - in gesprek met de medewerker(s). In de officiële Arbocatalogus ‘Minder Werkstress, MeerWerkplezier’ zijn tips opgenomen voor een werkdruk gesprek. Gebruik deze tips en gesprekstechnieken die gelden voor leidinggevende en medewerker.

Tips werkdrukgesprek

Stap 7 Benoem oorzaken
Als werkdruk of werkstress geldt voor één medewerker, dan kan de individuele aanpak worden gevolgd. Plan dan een afspraak met de medewerker voor een gesprek. Tips voor een dergelijk gesprek staan in de officiële Arbocatalogus ‘Minder Werkstress, Meer Werkplezier’.

Ook kunt u de medewerker wijzen op de mogelijkheid van een preventief gesprek met de arbodienst. Blijkt dat de werkdruk voor meerdere medewerkers een probleem is, dan is een collectieve aanpak nodig. Daarbij is het belangrijk om eerst precies te weten wat er niet
goed loopt. Kijk nog eens naar de genoemde oorzaken (tablad). Betrek daarbij medewerkers en, waar nodig, gecertificeerde arbodeskundigen met de scope arbeids- en organisatiedeskundige. In paragraaf 3.3. Werkdruk en werkstress: hoe meet je dat?" Arbocatalogus ‘Minder Werkstress, Meer Werkplezier’. staan tips over het meten van werkstress en voorbeelden van praktische instrumenten, ook voor kleinere bedrijven. Dit jaar wordt ook een medewerkersenquête ingebouwd binnen de branche RI&E om werkstress te meten.

Stap 8 Pas een gezamenlijke aanpak toe en bepaal passende maatregelen
Medewerkers weten vaak zelf goed waar ze last van ondervinden en wat daar het beste aan te doen is. Een gezamenlijke aanpak kost tijd maar vergroot het draagvlak. Met andere woorden: Effectiviteit = Kwaliteit x Acceptatie (E= K * A). Bespreek bij een collectieve aanpak
de uitkomsten en mogelijke oplossingen in een werkoverleg en met de OR of PVT. Bekijk nog eens de oplossingen (tabblad) en werk niet alleen aan het verminderen van ‘energienemers’, maar vooral ook aan het vergroten en vermeerderen van ‘energiegevers’.

Stap 9 Invoeren en evalueren
Maatregelen tegen werkdruk en stress zullen niet altijd even snel kunnen worden ingevoerd of tot resultaat leiden. Dat komt omdat het, naast organisatorische maatregelen, vaak gaat om gedragsveranderingen. Gedragsverandering kost niet alleen tijd, maar vraagt ook om moed, lef en doorzettingsvermogen. Gedragsveranderingen kunnen niet worden opgelegd. Wel kunnen ze worden gestimuleerd en begeleid.

Plan waar nodig een stapsgewijze aanpak, geef het proces de tijd en ondersteun medewerkers en leidinggevenden.

1. Voer een preventief beleid

Voorkomen is beter dan genezen. Streef naar een werkklimaat waarbij iedereen op een gezonde en prettige manier zijn of haar werk kan doen. Werkstress is één van de onderdelen in de verplichte risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). De RI&E is een hulpmiddel om te onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van werknemers. Er is een RI&E ontwikkeld specifiek voor de sector. Deze branche RI&E is te vinden op www.arbografimedia.nl. Betrek de preventiemedewerker, de medewerkers, de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (Pvt) bij het opstellen van de RI&E en neem maatregelen tegen werkstress op in het plan van aanpak.

2. Voorlichting en instructie

Geef algemene voorlichting aan de medewerkers over de risico’s van werkdruk en stress en specifieke voorlichting over de concrete maatregelen om de bedrijfsspecifieke risico’s te beperken. De voorlichting dient maatwerk te zijn. Er zijn door de sociale partners korte praktische informatiebrochures ontwikkeld die kunnen worden gebruikt op de werkvloer.